Переход на электронную трудовую книжку: частые вопросы и пошаговая инструкция

Переход на электронную трудовую книжку: частые вопросы и пошаговая инструкция

В статье рассмотрим часто задаваемые вопросы о переходе на электронные трудовые книжки в России, а также представим пошаговую инструкцию о переходе на ЭТК. 

Кому обязательно нужно перейти на электронную трудовую книжку

С 1 января 2022 года все работники, которые трудоустраиваются в первый раз, должны получать электронную трудовую книжку вместо бумажной. То есть, для тех, кто трудоустраивается впервые, переход на электронную форму является обязательным.

Те, кто уже имеют бумажную трудовую, могут выбрать: либо остаться на бумажном варианте, либо перейти на электронный, либо пользоваться обеими. В последнем случае работодатель обязан вносить данные и в электронную, и в бумажную форму.

Примечание: Минтруд России планирует сделать кадровый электронный документооборот обязательным для всех работодателей уже в 2024 году. Поэтому есть смысл начать переводить персонал на КЭДО уже сейчас. 

Какие преимущества у перехода на электронные трудовые книжки

Рассмотрим основные преимущества перехода на электронные трудовые книжки:

1. Легко получить доступ к данным через интернет.

2. Безопасность и сохранность документа.

3. Нельзя вносить изменения «задним числом», исключается возможность подделки или изменения информации. 

Как получить информацию о стаже с электронной трудовой книжкой

Информацию о стаже работы можно получить в режиме онлайн из аккаунта на портале Госуслуги и Социального фонда России. Выписки о стаже можно получить в отделе кадров, в отделении СФР или в местном МФЦ.

Как принять на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой

Электронная трудовая книжка равнозначна её бумажному варианту. Поэтому процедура приёма сотрудника с электронной трудовой книжкой не отличается от приёма с бумажной. Работодатель получает минимальный набор данных, которые необходимы для заключения трудового договора с соискателем, перечисления ему заработной платы и иных выплат, сдачи отчетности.

Кроме сведений о трудовом стаже, представленных в выписке СТД-Р от предыдущего работодателя, также требуются паспорт, ИНН и СНИЛС. В зависимости от конкретной ситуации могут потребоваться дополнительные документы: военный билет, диплом, медицинская книжка и т.д.

Если специалист кадровой службы сомневается в подлинности предоставленной выписки о стаже, он имеет право запросить выписку из СФР.

Как организовать переход на ЭТК

Шаг 1. Сотрудник пишет заявление

Заявление о переходе на электронную трудовую разрешается писать в произвольной форме. Документ составляется от имени сотрудника на имя руководителя компании. В заявлении о переходе должна быть указана дата, начиная с которой бумажная трудовая перестанет использоваться.

Шаг 2. Специалист кадровой службы проверяет информацию по бумажной трудовой

Рекомендуется проверить заполнение бумажной трудовой книжки, чтобы избежать расхождений с её цифровой версией. В противном случае в СФР могут поступить неправильные данные.

Примечание: при заполнении электронной трудовой книжки следует указывать только информацию о работе в компании. Все остальные данные будут внесены самим фондом.

Шаг 3. Кадровик готовит и сдает отчет по форме TAC-1 в СФР

До 1 января 2023 года кадровым специалистам нужно было сдавать отчет по форме СЗВ-ТД в ПФР. Срок подачи был — до 15 числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2023 года необходимо подавать новую отчетность по форме TAC-1 в СФР, потому что форму СЗВ-ТД отменили в связи с объединением ПФР и ФСС 

При этом, срок сдачи отчётности сдвинулся на более поздний: до 25 числа месяца, следующего за отчетным. Например, если работник подал заявление о переходе на ЭТК 5 апреля 2023 года, то форму ЕФС-1 на него нужно сдать не позднее 25 мая 2023 года.

Примечание: если кадровик не предоставит информацию в срок или даст неполные и неточные данные, ему грозит штраф по статье 15.33.2 КоАП РФ в размере от 300 до 500 рублей. Кроме того, работник сможет подать на него в суд, если в результате подобных действий понесёт ущерб. Например, в виде снижения размера социальных выплат или отказа в назначении досрочной пенсии.

Шаг 4. Работодатель вносит изменения во внутренние кадровые документы

Необходимо внести изменения в локальные акты, чтобы они соответствовали изменениям в Трудовом кодексе РФ. Если сотрудник отказался от бумажной трудовой, в электронной книжке должна быть сделана запись в соответствии с указаниями в письме Минтруда от 12 февраля 2020 года № 14-2/В-150.

Шаг 5. Работнику выдают бумажную трудовую книжку

Работодатель обязан выдать работникам их бумажные трудовые книжки в течение 3 дней после получения письменного заявления о переходе на электронные трудовые.

Примечание: после выбора трудовой в электронной форме вернуться к бумажной версии будет нельзя.

Помимо вышеперечисленных пунктов пошаговой инструкции, необходимо в книге учёта движения трудовых книжек сделать запись следующего вида:

«Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ)».