(831) 429-13-59 sale@cek.ru
(8332) 20-37-05 kirov@cek.ru

Астрал iКЭДО — кадровый электронный документооборот

Облачный сервис кадрового электронного документооборота (КЭДО): полный процесс делопроизводства от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения документов

Астрал Отчет 5.0 для юридических лиц

Почему нужно выбрать сервис iКЭДО?

1. Минимизирует затраты на доставку документов, архивирование, закупку бумаги, печать и прочее

2. Сокращает сроки согласования и подписания документов

3. Собственный Удостоверяющий центр выпуска электронных подписей

4. Удаленный прием сотрудников, без необходимости обмена бумажными документами

5. Возможность масштабировать кадровые решения сразу на всю компанию

Что может сервис iКЭДО?

Онлайн-прием сотрудников в штат (в т.ч. подписание трудового договора)
Дистанционный выпуск УНЭП благодаря собственному удостоверяющему центру выпуска УНЭП
Поддержка любых бизнес-процессов (отпуск, командировка и т.д.) и всех типов документов
Маршруты согласования перед подписанием
Массовое ознакомление с документом (реестр подписей)
Уведомления на email и в Телеграм

Преимущества ведения КЭДО

Для кадров

- Экономия времени и удобство организации кадровых процессов

- Исключены потери и задержки документов

- Экономия времени и удобство организации кадровых процессов

Для руководства

- Экономия ресурсов (ФОТ, расходники, почта / курьер)

- Минимальные затраты на внедрение

- Лояльность сотрудников в филиалах и на дистанционной работе

- Быстрое принятие решений по всей компании

Для сотрудников

- Экономия времени на походы в отдел кадров или на почту

- Мобильность: работа из любой точки мира

- Удобство использования: все подписанные документы можно найти в личном кабинете

Тарифы iКЭДО

Стоимость на 1 сотрудника в год

Количество сотрудников

700 руб.

5 — 250

650 руб.

251 — 500

600 руб.

501 — 1 000

550 руб.

1 001 — 5 000

500 руб.

Более 5 001

Важно: все расширения – бессрочные, доступны до окончания пакета документов, кроме «Без ограничений» - он действителен 1 год с момента подключения. Для работы в сервисе дополнительно нужна лишь электронная подпись.

FAQ

КЭДО — это сокращенное название от кадровый электронный документооборот. В отличие от электронного документооборота между контрагентами, здесь обмениваются юридически значимыми электронными документами сотрудники и работодатель. Согласно определению из ФЗ №377 кадровый электронный документооборот (КЭДО) с работниками — это создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

  1. Оценить текущие расходы на бумажный кадровый документооборот.
  2. Определить пилотную группу для внедрения кадрового электронного документооборота (КЭДО) и типы кадровых документов для перевода в электронный вид.
  3. Определиться с поставщиком КЭДО и заключить договор.
  4. Утвердить ЛНА.
  5. Уведомить работников о переходе на КЭДО и получить в письменном виде их согласие на обмен электронными документами.
  6. Получить квалифицированную электронную подпись в аккредитованном Удостоверяющем центре для кадровых специалистов.
  7. Составить в электронном виде кадровые документы, которые используются чаще всего.
  8. Обучить сотрудников работать в системе кадровый электронный документооборот (КЭДО).

«Согласно 377-ФЗ в КЭДО можно перевести ВСЕ кадровые документы кроме документов, подтверждающих прохождение инструктажа по охране труда, приказа об увольнении*, акта о несчастном случае.

* Если работаете с дистанционными сотрудниками по статье 312.9 ТК РФ, то приказ об увольнении можно перевести в электронный вид.»

Идеальная схема работы в КЭДО: для специалистов по кадрам — УКЭП, так как определенные виды кадровых документов со стороны работодателя подписываются только УКЭП, плюс УКЭП используется для сдачи кадровой отчётности в ФСС, ПФР и Росстат. Для сотрудников — УНЭП, так как определенные виды электронных кадровых документов (КЭДО) со стороны сотрудника подписываются только УНЭП, УНЭП — это также аналог собственоручной подписи в рамках соглашения между сотрудником и работодателем, УНЭП в разы дешевле УКЭП и может легко масштабироваться на весь штат — не нужно устанавливать специальные программы на компьютер или телефон для использования УНЭП. При изготовлении УНЭП используется специальное криптошифровальное ПО, которое позволяет определить владельца подписи, подтвердить его личность, установить время создания документа, а также зафиксировать изменения документа после подписания.

Если у работника есть УКЭП физического лица, то он может применять его для подписания любых электронных документов, в том числе кадровых.

При отсутствии подписи у работника, работодатель должен обеспечить работника электронной подписью согласно ФЗ №377: «Работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование.

Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.»

Есть требования 377 ФЗ: иметь возможность выгружать документы по требованию сотрудника на портал Работа в России с 01.09.2022. Интеграция сервиса КЭДО с Порталом означает, что отдельно выкладывать документы на портал вам будет не нужно, можно воспользоваться функционалом сервиса.

Если контролирующие органы запрашивают документы, в отношении которых применяется электронный документооборот (ЭДО), в бумажном виде, то документы предоставляются в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом.

Переходить на кадровый электронный документоборот (КЭДО) или нет — решение работодателя. Для принятия решения стоит оценить сколько вы тратите на бумагу и другие расходники, отправку документов почтой или услуги курьера. Также стоит посчитать расходы на содержание архива (аренду, папки, стеллажи и т.д.). Эффект от перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО) сразу же почувствуют компании с сотрудниками на удаленке или в филиалах, с большим штатом или большим количеством открытых вакансий.